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¿Qué son las hojas de cálculo de Google (Google Sheets)?

Google Sheets es un programa alojado como un servicio en la nube, de acceso gratuito para todo el que tenga una cuenta en Google. Se pueden crear y editar hojas de cálculo en la web.

Google Sheets, junto con Google Docs y Google Slides, es parte de la Suite de Google llama Google WorkSpace (Anteriormente llamada G-Suite). Es un equivalente muy similar a la suite de Microsoft Office.

Google Sheets es una excelente solución para aquellos que tienen requisitos de hoja de cálculo modestos, trabajan de forma remota desde múltiples dispositivos y colaboran con otros usuarios. Además permite la integración con otras herramientas en la nube y hasta es posible añadir complementos de mejoras y código personalizado.

Google Sheets está disponible para navegadores web, así como para dispositivos Android e iOS

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Gracias a que la existe una versión para Android e iOS es posible mantener el trabajo actualizado en todo momento.

Compatibilidad de las hojas de cálculo de Google

Google Sheets está disponible como una aplicación web, accesible a través de Chrome , Firefox, Internet Explorer 11, Microsoft Edge y Safari. Esto significa que Google Sheets es compatible con todos los equipos de escritorio y portátiles (por ejemplo, Windows, Mac, Linux) que pueden ejecutar cualquiera de los navegadores web mencionados anteriormente.

También está disponible una aplicación móvil de Google Sheets para instalar en dispositivos Android (con la versión 4.4 KitKat y posteriores) y iOS (con la versión 9.0 y posteriores).

Google Sheets admite una lista de formatos de hojas de cálculo y tipos de archivos comunes: .xlsx, .xls, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltxm, .ods, .csv, .txt, .tsv, .tab Los usuarios pueden abrir, importar, editar y guardar o exportar hojas de cálculo (incluido Microsoft Excel) y documentos con Google Sheets. Los archivos de Excel se pueden convertir fácilmente a Hojas de cálculo de Google y viceversa.

Características de Google Sheets

Dado que Google Sheets está disponible a través de Google Drive, primero se debe iniciar sesión con una cuenta de Google. La cuenta de Google actúa como un sistema de inicio de sesión unificado que da acceso al catálogo de productos de Google: no se requiere Gmail para usar Google Sheets, si usted tiene una dirección de correo electrónico corporativo asociada con G-Suite, puede acceder sin problemas.

Google Sheets ofrece las funciones básicas y de uso frecuente que uno esperaría al trabajar con hojas de cálculo, como:

  • Personalizar la hoja de cálculo y los datos (con capacidad de autocompletar).
  • Trabajar con filas, columnas y celdas.
  • Implementar funciones, macros y scripts para cálculos complejos.
  • Agregar cuadros, gráficos, tablas dinámicas e imágenes.
  • Importar o buscar datos en hojas de cálculo.

Sin embargo, existen algunas fortalezas notables para usar Hojas de cálculo de Google (Google Sheets) en comparación con otras opciones:

  • Trabajar con el mismo documento cada vez, incluso desde múltiples dispositivos, plataformas y ubicaciones, ya que los archivos se almacenan en la nube (Google Drive). Los cambios se guardan automáticamente y también está disponible la edición sin conexión (a través de la aplicación móvil y el navegador web Google Chrome).
  • Comparta archivos con otras personas (en lugar de enviar varias copias por correo electrónico de un lado a otro) para colaborar, editar, comentar y chatear en tiempo real.
  • El historial de revisiones incorporado de Google Sheets rastrea todos los cambios (tanto las personas como las ediciones que hicieron) y ofrece a los usuarios la opción de restaurar el archivo a una versión anterior.
  • Integración y acceso a otros productos de Google, como Formularios de Google (para crear o insertar encuestas de opinión o cuestionarios),
  • Google Translate (funciones de celda para traducir idiomas) o Google Finance (encuentra e ingresa automáticamente información financiera específica).
    Fácil de aprender / enseñar y es gratis para uso individual.

Diferencias con Microsoft Excel

Google Sheets y Microsoft Excel son dos de las herramientas de hojas de cálculo más populares y utilizadas en el mundo, pero hay una razón por la cual Microsoft Excel es el estándar de la industria, especialmente para negocios y empresas.

Microsoft Excel tiene una profundidad y recursos sólidos que permiten a los usuarios hacer y crear prácticamente cualquier cosa. Aunque Google Sheets presenta distintas ventajas, no es un verdadero reemplazo para Microsoft Excel.

Entre ambos existen diversas diferencias que hacen que unos usuarios prefieran mas a uno o a otro. Las principales diferencias que mas influyen en la elección de los los usuarios son:

Funciones y características

  • Excel tiene una gama más amplia de funciones y características en comparación con Google Sheets. Por ejemplo, Excel tiene herramientas de análisis de datos más avanzadas, opciones de formato más flexibles y una mejor integración con otras aplicaciones de Microsoft. Puede gestionar y procesar grandes cantidades de datos, además de funciones y fórmulas muy avanzadas ideales para finanzas, estadística, ciencia, ingeniería, etc.
  • Google Sheets ha mejorado significativamente en las últimas versiones y ha incorporado nuevas funcionalidades.

Personalización

  • Microsoft Excel permite una mayor personalización en términos de diseño y formato. Los usuarios pueden diseñar y personalizar los gráficos, tablas y otros elementos de la hoja de cálculo de manera más detallada.
  • Google Sheets tiene una selección más limitada de plantillas y opciones de personalización.

Costo

  • Microsoft Excel es una herramienta de pago, incluido en el paquete de Microsoft Office.
  • Google Sheets es gratuito y está disponible como parte de Google Drive, lo que puede resultar atractivo para aquellos que buscan una opción más económica.

Colaboración en tiempo real

  • Google Sheets es especialmente fuerte en la colaboración en tiempo real, lo que permite a los usuarios trabajar simultáneamente en la misma hoja de cálculo y ver los cambios en tiempo real.
  • Microsoft Excel, a pesar de contar con opciones de colaboración, no permite la edición simultánea en tiempo real.

Seguridad

  • Excel ofrece opciones de seguridad avanzadas para proteger las hojas de cálculo, lo que puede ser importante para aquellos que trabajan con información sensible.
  • Google Sheets también cuenta con medidas de seguridad pero pueden no ser suficientes para algunas empresas.

Tanto Google Sheets como Microsoft Excel son herramientas de hojas de cálculo muy útiles y eficientes. La elección entre una u otra dependerá de las necesidades específicas de cada usuario y de las funciones y características que sean más importantes para ellos.

Usos comunes de Google Sheets en los negocios

Google Sheets es una herramienta muy versátil que puede ser utilizada en diversas industrias y campos para la gestión y análisis de datos. La capacidad de colaboración en tiempo real y la integración con otras aplicaciones de Google son características clave que la hacen muy popular en muchos ámbitos.

A continuación vamos a ver unos ejemplos de casos donde Google Sheets es mucho mejor que excel.

Marketing Digital y Publicidad

Especialmente en marketing y publicidad Google Sheets es una herramienta muy utilizada debido a su capacidad para crear hojas de cálculo para el seguimiento de métricas de marketing, análisis de datos de publicidad, seguimiento de presupuestos, programación de publicaciones en redes sociales, entre otros.

Las características que hace de Google Sheets una herramienta ideal en este campo es su capacidad de colaboración en tiempo real que permite que varios miembros del equipo trabajen simultáneamente en la misma hoja de cálculo y la integración con diversos servicios de marketing para manejo de datos y automatización de procesos.

Ejemplos comunes de uso de Google Sheets en Marketing Digital:

  • Recopilar datos de una landing page y almacenarlos en Google Sheets para luego lanzar una campaña de email marketing.
  • Recopilar datos de una Campaña de Facebook Ads y enviarlo a un CRM.
  • Generar contenido con IA a partir de datos almacenados en Google Sheets.

Recursos Humanos

Google Sheets es una herramienta muy popular en recursos humanos debido a su capacidad para crear hojas de cálculo para el seguimiento de procesos de reclutamiento, planificación de horarios, seguimiento de nóminas, control de asistencia, entre otros.

La característica que hace de Google Sheets una herramienta ideal en este campo es su capacidad de integración con otras aplicaciones de Google como Google Forms, lo que permite la automatización de procesos de registro de datos y la creación de formularios personalizados.

Ejemplos comunes de uso de Google Sheets en Marketing Digital:

  • Almacenar los datos de un formulario de reclutamiento en una hoja de cálculo.

Finanzas

Google Sheets es una herramienta muy utilizada en finanzas debido a su capacidad para crear hojas de cálculo para la gestión de presupuestos, seguimiento de gastos, proyecciones de flujo de efectivo, análisis de inversiones, entre otros.

La característica que hace de Google Sheets una herramienta ideal en este campo es su capacidad para importar datos de otras fuentes, lo que permite la creación de hojas de cálculo muy detalladas y precisas.

Educación

Google Sheets es una herramienta muy popular en la educación debido a su capacidad para crear hojas de cálculo para el seguimiento de notas, calificaciones, planificación de clases, programación de exámenes, entre otros.

La característica que hace de Google Sheets una herramienta ideal en este campo es su capacidad de colaboración en tiempo real que permite a los estudiantes trabajar juntos en la misma hoja de cálculo.

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