Cómo escribir un correo electrónico correctamente

Aprenda cómo escribir un correo electrónico correctamente

Escribir un correo electrónico es una de las tareas mas comunes de hoy día. Los correos electrónicos se han convertido en una parte integral del trabajo diario.

Para dominar el arte de como redactar un correo electrónico correctamente, lo primero que debemos entender es:

¿Cómo leemos los correos electrónicos?

Si eres de los que usa Internet desde hace tiempo, notarás que el uso del correo ha cambiado mucho en los últimos años. Esto se debe principalmente al rápido desarrollo de los dispositivos móviles.

Debido al uso de los móviles, el lector puede estar en movimiento, sentado a la hora del almuerzo o esperando el bus en la estación. Por tanto es difícil mantener la atención en la pantalla y concentrarse lo suficiente. Esta situación o genera distracciones que dificultan la lectura de correos electrónicos largos. Por tanto crece la tendencia de posponer los mensajes largos “para mas tarde” (o nunca) y la lectura breve saltando entre líneas.

Si queremos que nuestros correos sean leídos y no queden  en el olvido, necesitamos escribir un correo electrónico para una lectura fluida y breve. Esto garantizará que el receptor no lo deje para después (en el olvido) y termine de leer el mensaje completo.

¿Cómo lo logramos? Fácil, debemos escribir correos electrónicos brevemente estructurados y de manera clara y directa. De esta manera se puede ojear sobre una pequeña pantalla sin ningún problema y, en caso de distracción o falta de tiempo, los puntos clave más importantes llaman la atención. Además, las ideas mas importantes se pueden resaltar específicamente en negrita.

Instrucciones para escribir el correo electrónico perfecto:

Un correo electrónico corto en particular requiere un alto nivel de atención y habilidad. Después de todo, toda la información importante debe incluirse.

La dirección de correo electrónico correcta

No solo debe seleccionarse correctamente la dirección del destinatario, sino también la suya. Si estas escribiendo a un cliente es importante que sea una dirección de correo corporativo. Siempre uses la misma dirección de correo electrónico cuando te comuniques con alguien.

El asunto

A menudo es el factor decisivo si su correo electrónico se lee de inmediato, más tarde o no. No es tan fácil escribir un asunto que se desta que en la bandeja de entrada. Pero actualmente existe un recurso que nos permite marcar una gran diferencia; Los Emojis.

A través de esta línea, el destinatario debe saber directamente de qué se trata el correo electrónico y ser alentado a leerlo. Si incluimos emojis en el asunto no solo llamarán la atención si no que los gráficos pueden ayudar a dar una idea mas claro de que va el contenido del correo electrónico.

Como regla general, menciona el tema central y usa oraciones cortas. Una línea de asunto corta no siempre es suficiente, pero ahorra tiempo y promueve la comunicación orientada a objetivos.

El saludo

Al momento de redactar un correo electrónico “el saludo” es la frase más importante. No debe omitirse bajo ninguna circunstancia y, si es posible, nunca debe ser anónimo (“Estimado señor o señora”). Averigüe el nombre de su persona de contacto y escríbale personalmente. Además, siempre debe asegurarse de deletrear el nombre correctamente o, si es necesario, volver a preguntar directamente.

También se debe mencionar un título existente. La dirección como “Sr.” o “Sra.” Puede ser omitida. En este caso, se leería: “Estimado Dr. Castro” . Si es una relación casual, el “Hola” o frases casuales similares deben evitarse en todo momento en el área comercial.

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Selecciona la información

Para escribir el correo electrónico lo más breve posible, la información debe recopilarse con anticipación. Si solo comienzas a escribir salvajemente como se te venga a la cabeza, tu destinatario puede llegar a percibir desorden y falta de esfuerzo en colocar las ideas de forma ordenada. Lo mismo pasará si envías varios correos electrónicos sucesivamente porque se te ha olvidado el archivo adjunto o la información importante.

Así que reúne toda la información primero y luego intenta organizar los temas y contenidos para que tengan un orden de lectura que facilite su comprensión. Sólo proporciona información que sea absolutamente necesaria para que el lector pueda comprender el contexto del correo electrónico. Elimina toda la información innecesaria y separa el contenido en varios correos electrónicos si deseas discutir 2 o 3 temas diferentes con el mismo socio comercial.

También puedes escribir dos correos electrónicos separados con el asunto respectivo y la información relevante. Porque los correos electrónicos a menudo se archivan por tema o proyecto. El destinatario tendría que decidir sobre dos temas en un correo electrónico y puede que no los encuentre cuando los busque mas adelante.

Estructura el correo electrónico

La estructura de palabras clave es particularmente importante para los correos electrónicos. Nada es peor para la vista que un solo bloque de texto. Por lo tanto, use párrafos y listas, sea directo específico.

Utiliza el método de la pirámide invertida, organiza la información comenzando con lo mas importante y dejando lo menos importante o el desarrollo al final. De esta manera lograrás mantener la atención en la información, dosificando los puntos de interés.

Usa viñetas y numeraciones

Las listas se entienden mejor cuando se enumeran en forma de viñetas o incluso palabras individuales. De esta manera, el lector puede ver el contenido importante de un vistazo y, si es necesario, puede insertar sus comentarios directamente debajo de los puntos clave relevantes. Además, puede resaltar los puntos más importantes a su gusto con letras o párrafos en negrita.

Corrección de textos

Ahora debe revisar el correo electrónico nuevamente antes de enviarlo. Después de todo, los errores de ortografía, coma o punto se arrastran rápidamente, dejando una impresión poco profesional. También debe prestar atención a la capitalización correcta, que a menudo se descuida en estos días.

La despedida

Todo buen correo electrónico termina con un saludo, incluso si está precedido por una larga conversación. La variante más corta es un corto saludo, los mas eficaces son; “Saludos cordiales”, “Atentamente” o “Saludos”.

El saludo es particularmente atractivo cuando contiene un toque personal, pero sin ser demasiado impertinente. Los ejemplos serían: “Saludos cordiales a Carlos” o “Saludos cordiales desde Miami” .

La firma del remitente

Cada correo electrónico comercial que envía contiene una firma previamente establecida con sus datos de contacto. Verifique que sus datos estén siempre actualizados. Si el destinatario trata de contactarlo en vano, usted se verá como poco profesional y a menudo es muy molesto.

Formato unificado

Ahora puedes estandarizar el formato. Comprueba que ha utilizado la misma fuente y tamaño en todo el correo electrónico. Esto es importante para una apariencia profesional. Luego marca las tareas pendientes, ideas principales, cifras o los plazos, usando letras de colores o en negrita.

Verifica la dirección

Ahora verifique nuevamente si la dirección del destinatario es correcta y finalmente envía tu correo electrónico. Si envías un archivo adjunto, asegúrate de verificar que realmente se ha adjuntado. Y procura no exceder los 5MB, caso contrario puedes utilizar un servicio de envío de adjuntos pesados a través de We Transfer.

Reglas Básicas y Consejos cuando se escribe un correo electrónico

En general, escribir un buen correo electrónico no es ciencia espacial. Con un poco de práctica y cuidado, pronto se familiarizará con la nueva forma de escribir correos electrónicos adaptado a dispositivos móviles. Sin embargo debes evitar los errores clásicos que se repiten una y otra vez. Por lo tanto, aquí están las reglas y consejos básicos más importantes para que nada salga mal en tu próximo correo electrónico:

  • Las palabras extranjeras y las creaciones de palabras en inglés a menudo se usan para parecer lo más profesional o experto posible. Desafortunadamente, esto a menudo fracasa, abruma al receptor o crea malentendidos y ambigüedades. Por lo tanto, exprésate clara, breve y simplemente.
  • La comunicación amistosa y cortés es el principio y el fin de una buena relación comercial. Por lo tanto, siempre mantén la calma y la cortesía, incluso si tus emociones quisieran decir algo más. Nunca use más de un signo de exclamación o de interrogación, esto es intrusivo y hostil. Siempre mantén la calma y no abuses de las Mayúsculas.
  • Los emojis o emoticones no so bien vistos en el contenido de los correos electrónicos formales ni a contactos de clientes.
  • Las abreviaturas deben evitarse en el mejor de los casos. Porque a menudo “FYI” o “ASAP” crean más confusión que claridad.
  • La ironía a menudo se malinterpreta por escrito y, por lo tanto, no tiene ningún propósito comercial. Mejor guarda tus chistes para tus amigos o colegas.
  • Los enlaces son una buena herramienta, pero deben usarse con prudencia y en la medida adecuada. Asegúrate de vincular solo a sitios web de buena reputación y evitar la distracción por enlaces del contenido real de su correo electrónico.
  • Los archivos adjuntos deben guardarse y abrirse antes de leer. Eso lleva tiempo. Asegúrese de haberlo adjuntado antes de enviarlo. El archivo adjunto es la principal fuente de error al enviar correos electrónicos. ¿Cuándo debo adjuntar documentos?
    • Cuando se trata de un documento muy complejo como para escribirlo en el mismo cuerpo de la carta.
    • Cuando es un documento muy grande, de muchas páginas.
    • Cuando es un documento para un efecto legal con lo cual se requiere una copia tal como el original.
  • Si vas a enviar documentos muy delicados por su contenido y que temes pueden ser alterados, utiliza el formato PDF que te permite enviar documentos de texto e imagen de manera más liviana y protegidos. Puedes convertir documentos de Word a PDF para facilitar el envío y además garantizar que el contenido no se pueda manipular.
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Otros aspectos importantes a considerar

Mantenerse en comunicación correspondencia

Una vez que se inicia la correspondencia, debe continuar. Esto también incluye no eliminar los mensajes escritos anteriormente, sino almacenarlos en una carpeta apropiada. De esta manera, la información intercambiada puede leerse nuevamente. Esto evita malentendidos y ambigüedades y hace que sea más fácil y más claro referir tareas y plazos o citar correos electrónicos anteriores.

Si bien los comentarios “Re:” o “Fwd:” en el asunto pueden acortarse, las conversaciones pasadas pueden permanecer como texto en el correo electrónico. Entonces tiene toda la información claramente organizada en una. El espacio de almacenamiento para correos electrónicos de texto puro es insignificante.

Los mensajes en cadena son de mala educación

Si quieres compartir un mensaje con muchas personas al mismo tiempo, existen muchos sitios de Internet que se prestan para dicho acto como los grupos, foros, salas de Chat y muchos otros. Un correo electrónico es UN ACTO PRIVADO. Cuando recibes un mensaje en cadena, no debes reenviarlo a tu lista de contactos, porque si lo haces:

  1. Estás violando el derecho a la intimidad de todos tus contactos al dar sin su permiso su correo electrónico.
  2. Los mensajes en cadena son actos ilegales de ciertos individuos que colectan todas las direcciones para después VENDERLAS a los que envían publicidad no solicitada.
  3. Cuando reenvías un mensaje que a la vez recibiste de otro, estás ENVIANDO INFORMACIÓN NO SOLICITADA y eso es ilegal en muchos estados del mundo.

El servicio de reenvío de mensajes fue creado sólo para grupos de trabajo en donde es necesario compartir una información. Si yo envío una carta a un compañero de trabajo que es del interés de la empresa, es posible que él la reenvíe por ejemplo a su secretaria o a otro compañero y en tal caso yo soy conciente de ello. Ese es un acto legal. El servicio de reenvío de correos electrónicos no fue creado para compartir mensajes humanos y sentimentales que se pueden poner en tu propio sitio Internet, blog, grupo o foro.

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Cuando tengo que reenviar un mensaje a otro destinatario, debo borrar la dirección del que me envió el mensaje, a menos que necesite que ambos entren en contacto.

NUNCA debemos dar la dirección del correo electrónico de nadie a otra persona sin su permiso. Eso viola la intimidad.

Cuando tengo que enviar un mensaje a dos destinatarios que no se conocen entre sí por alguna razón de trabajo, escribo la dirección del destinatario principal en el cajón PARA… y en CC la dirección del segundo destinatario. Cuando envío un mensaje a dos destinatarios, debo escribir que la carta fue enviada a dos destinatarios para que el lector sea conciente de que esa carta no es completamente privada.

Si por alguna razón es necesario enviar correos masivos a varias direcciones, debo poner todas las direcciones en CCO que significa Copia oculta, de esta manera cada uno no verá la dirección de los demás, de lo contrario, estaría violendo el derecho a la intimidad al compartir el correo electrónico de mis contactos con otros sin sus debidos permisos.

Enviar mensajes en cadena activa las alarmas de virus. Si envías mensajes en cadena desde tu cuenta, esta empezará a entrar dentro de los sistemas internacionales como generadora de virus y Spam y es posible que muchos te bloqueen.

La publicidad por correo electrónico está prohibida a menos que sea una publicidad solicitada. No envíes publicidad a personas que no te la pidieron.

Cuidar la Ortografía en el Correo Electrónico

Con el desarrollo del lenguage del Chat, se cree en muchas ocasiones que una carta virtual debe ser escrita como si fuera un Chat. Incluso en inglés se desarrolló todo un lenguage codificado para hablar por Chat. En castellano eso todavía no está claro, aunque hay personas que cambian por ejemplo la QU por K y cosas por el estilo. Eso no es válido en la redacción de una carta virtual.

  1. SE RECOMIENDA NO ESCRIBIR TODO EN MAYÚSCULA EN INTERNET. En Internet escribir en MAYÚSCULAS es entendido como GRITAR. Quien escribe en mayúsculas es entonces como una persona que está gritando todo el tiempo. Se utiliza la MAYÚSCULA SOSTENIDA en casos muy excepcionales COMO ESTE EN EL QUE ESTAMOS EXPLICANDO LAS RAZONES POR LAS CUALES NO SE DEBE ESCRIBIR EN MAYÚSCULAS…
  2. Si quieres dar énfasis a una palabra, es mejor utilizar *estrellas así* o puedes utilizar _guiones bajos_ o –> esta flecha. Si usas “comillas” se da un sentido derogativo o de doble sentido.
  3. Los smileys, aquellas caritas que están siempre en la parte de arriba, son muy significativas dentro de los Chat, pero no en las cartas virtuales. Si no los usas, mejor.
  4. En las cartas no se alteran o se abrevian las palabras como en un Chat, por ejemplo: “kiero decirte ke me gustas mucho”.
  5. Si te comunicas por correo virtual con personas de otras naciones hispanas y ellos utilizan términos que no son familiares, no hagas mención de ello. Si entendiste, no se los digas y no quieras “corregir” lo que es correcto en tu región pero no en otra. Sólo pregunta si el término es lo bastante complejo como para entenderlo. Si en cambio eres víctima de una “corrección regional”, manifiesta de manera amable que en tu región se utiliza dicho modismo o localismo. Pero en general trata de utilizar un castellano internacional.

No cambies tu correo electrónico con frecuencia

Las personas que conservan un correo electrónico por años tienen mayores facilidades de mantener contactos y de ser localizados. Cambiar de correo electrónico es como cambiar de casa o de número de teléfono. Se cambia solo en casos muy especiales.

Crea un correo electrónico para navegar por Internet

No utilices tu correo personal para inscribirte en grupos, foros, promociones y todas esas cosas que llenaran tu correo de Spam. Es mejor tener dos correos en ese caso.

Ejemplos de correos electrónicos bien estructurados y breves:

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