Si alguien en su equipo de finanzas todavía está copiando y pegando datos entre hojas de Excel, necesitas leer este artículo.

El valioso tiempo y esfuerzo de su equipo no debería desperdiciarse con procesos manuales que se pueden delegar a un software.

A través de la automatización de procesos financieros, puede ahorrarle a su personal una gran cantidad de tiempo y estrés. No solo eso, ayudará a garantizar información financiera precisa y consistente.

Actualmente existen herramientas para realizar la integración de procesos financieros tales como: control de pagos, facturación, gestión de cobranza, entre otros.

La gama de soluciones tecnológicas disponibles significa que las tareas financieras básicas, como la facturación y la gestión de gastos, ahora se pueden automatizar. Esto no solo reduce el riesgo de retrasos e imprecisiones; también libera a su equipo para hacer cosas más útiles.

Es  probable que hayas leído acerca de las herramientas de automatización de marketing, pero ¿sabías que también existen herramientas para automatizar procesos financieros, permitiendote ahorrar tiempo y dinero?

En este artículo vamos a hablar de las herramientas financieras de automatización y 6 procesos aburridos que puedes resolver con ellas.

¿Por qué automatizar las finanzas?

Como ocurre con todo en el mundo de los negocios, las funciones y responsabilidades de los equipos financieros cambian constantemente.

Hoy en día la tecnología de automatización financiera ha acelerado muchos procesos contables.

Las transacciones anteriores de varios días ahora son instantáneas y los datos financieros en tiempo real, se pueden usar para tomar mejores decisiones comerciales.

Esto ha resultado en una gran variedad de beneficios para las empresas, incluidos aumentos en la eficiencia y la precisión.

Pasar de procesos manuales a procesos automatizados puede ayudar a su departamento de finanzas en el desempeño de sus funciones principales. Sin embargo, esto no significa despedir a su equipo y entregar las cosas a una hoja inteligente de Excel (todavía no, de todos modos).

Más bien, significa simplificar las cosas a través de procesos complejos estandarizados.

Beneficios de la automatización financiera

La automatización de los procesos financieros da como resultado los siguientes cinco beneficios principales:

• Ahorro de tiempo: las tareas manuales, como la conciliación de cuentas y el análisis de variaciones, pueden ser un gran sumidero de tiempo y esfuerzo. Con herramientas de contabilidad sofisticadas, ya no es necesario realizarlas manualmente.
• Reducción de la probabilidad de error: no importa qué tan bueno sea su equipo de finanzas, siguen siendo solo humanos. Y por humanos, nos referimos a propensos a errores. Algunas estimaciones sugieren que alrededor del 80% de las hojas de Excel generadas manualmente contienen errores o lagunas en la información. Entonces, de una muestra aleatoria de cinco hojas de trabajo, solo una será precisa. La automatización de procesos reduce el margen de error.
• Garantizar una mayor coherencia: a pesar de las mejores prácticas generalizadas, muchos miembros del equipo de finanzas tienen sus propias formas de hacer las cosas. Incluso los procesos estándar, como la contabilidad por partida doble, pueden tener diferencias entre las personas. La automatización de procesos crea una mayor coherencia dentro de los equipos, lo que reduce las posibilidades de errores y lagunas de información.
• Dar un mejor uso a sus datos: la recopilación de datos automatizada y en tiempo real aumenta la utilidad de la información comercial, lo que permite a las personas identificar y abordar problemas o inconsistencias en una etapa temprana. Esto reduce el potencial de pérdida.
• Reducir la posibilidad de fraude: Obviamente, usted confía en su equipo; de lo contrario, no los habría contratado. Sin embargo, por mucho que confíes en ellos, la tentación de cometer fraude es demasiado grande para algunas personas. La automatización de las tareas financieras estándar hace que las cosas sean mucho más seguras.
  Reúna todos estos beneficios y liberará el potencial de su equipo de finanzas para hacer su mejor trabajo.

Procesos que puede automatizar hoy!

A continuación, veremos 5 de los procesos más tediosos y lentos que puede mejorar a través de la automatización, comenzando con la contabilidad central favorita de todos.

1. Contabilidad básica

Tradicionalmente, las tareas de contabilidad se realizaban manualmente, lo que significaba que se creaba una entrada para cada elemento de ingresos o gastos comerciales, y las cuentas se contaban a intervalos regulares. No hace falta decir que este proceso llevó mucho tiempo.

La tecnología moderna ha revolucionado la contabilidad en dos grandes etapas. En primer lugar, la llegada de Excel revolucionó la velocidad y la comodidad con la que se podían realizar estas tareas. 

Esto conduce a mejoras increíbles en la precisión y capacidad de respuesta de la contabilidad, proporcionando a las empresas información contable puntual.

En segundo lugar, y posiblemente más importante, la disponibilidad de software de contabilidad dedicado ha simplificado aún más los procesos de contabilidad. 

Hacer que la contabilidad sea más accesible y fácil de entender ha facilitado la vida de innumerables empresas y ha ayudado a los dueños de negocios a tomar el control de sus cuentas.

Las herramientas de contabilidad modernas permiten a los equipos de finanzas automatizar la contabilidad y cumplir más fácilmente con las mejores prácticas de la industria. Esto no solo ahorra tiempo; también mejora la precisión y consistencia de la información contable.

2. Facturación y cuentas por cobrar

La facturación y las cuentas por cobrar son el alma de cualquier negocio. Siga estos pasos mal y no tendrá acceso a ese flujo de ingresos que tanto necesita, en poco tiempo la máquina se detiene.

A la mayoría de las pequeñas empresas se les paga con retraso en los Estados Unidos.

Desafortunadamente, muchos de los procesos tradicionales para emitir y rastrear facturas pueden consumir mucho tiempo, sin mencionar que son propensos a errores del usuario. 

La facturación precisa también puede involucrar a varios equipos diferentes que trabajan juntos (por ejemplo, ventas, servicio al cliente y finanzas), lo que aumenta la posibilidad de errores y demoras.

La facturación automatizada puede ayudarte a cobrar más rápido.

El software de contabilidad dedicado incluye la generación y el envío de facturas, la conciliación de facturas con los registros de ventas y entregas, y la provisión de avisos para el envío de recordatorios a los clientes.

3. Cuentas por pagar

Por el lado de las cuentas por cobrar, asegurarse de que las facturas de su negocio y las facturas se paguen correctamente también es uno de los trabajos más importantes que existen. 

Para muchas pequeñas empresas, el procesamiento de facturas implica verificar la información, enviar la factura a la persona o equipo correcto para su aprobación, procesar el pago y, finalmente, registrar la transacción. Esto puede implicar hasta media docena de pasos discretos, lo que aumenta los riesgos de retrasos y cuellos de botella.

Las soluciones de automatización de cuentas por pagar ayudan a estandarizar y escanear facturas y capturar información de forma segura. También pedir a los responsables que avancen en sus tareas pendientes.

Los grandes ahorros provienen de pagos anticipados y descuentos, recursos de personal y tiempo de procesamiento y envío de cheques.

Además de todo lo mencionado, la relaciones con los proveedores será positiva.

4. Nómina

A estas altas apuestas se suma el hecho de que la nómina puede ser terriblemente compleja de administrar manualmente. No solo tiene que tener en cuenta diferentes niveles de salario: también hay derechos de vacaciones, jubilación y beneficios complementarios para tener en cuenta.

La automatización de estos procesos a través de un software de contabilidad integrado puede ahorrarle a su equipo un gran dolor de cabeza, sin mencionar que evitará que sus empleados planifiquen un motín.

5. Gestión de gastos

La gestión de gastos a menudo implica una serie complicada de pasos. Desde los empleados que guardan los recibos y completan los informes de gastos, hasta los gerentes que los revisan y aprueban, hasta el equipo de finanzas que concilia todo y procesa el reembolso.

Estos procesos no solo son molestos para su equipo de finanzas; son molestos para casi todo el mundo. Las herramientas integradas de gestión de gastos pueden ayudar mucho aquí, tanto a través de la automatización de procesos como asegurándose de que los gastos se paguen puntualmente.

Automatice, luego integre

Una vez que haya automatizado un montón de procesos financieros, necesitará una forma de asegurarse de que su software se comunique y comparta información. No sirve de nada tener un montón de procesos hábiles si no todos se comunican entre sí.

Por ejemplo, no tiene mucho sentido automatizar sus cuentas por cobrar si su herramienta de contabilidad no es capaz de interactuar con su herramienta de gestión de inventario. La mayoría de las soluciones de contabilidad líderes que existen cuentan con un alto grado de integración entre herramientas, lo que significa que las diferentes partes de su empresa pueden compartir información de forma rápida y sencilla. Concéntrese en esto y asegúrese de que no haya brechas entre sus herramientas.

Invertir en software para automatizar tediosos procesos financieros es un pequeño precio a pagar, comparado con el tiempo que pueden ocupar sus empleados copiando y pegando datos entre hojas de Excel.