Con la cuarentena global que ha debido realizarse por la pandemia mundial del coronavirus (COVID-19), muchas empresas tradicionales han debido migrar, de manera forzosa, al trabajo remoto para poder continuar activas.
Pero, para poder llevar a cabo las labores de una empresa a distancia, es necesario contar con diversas herramientas para el trabajo remoto. Este ha sido el gran impedimento, para muchas compañías, a la hora de modernizarse y adaptarse a los tiempos que corren.
Sin embargo existen una serie de herramientas de trabajo remoto que están disponibles de manera gratuita, las cuales permiten una gestión eficaz de los recursos humanos de la compañía.
Así mismo, varias compañías, en vista de la crisis por la pandemia del coronavirus COVID-19, han liberado de manera temporal algunas de sus herramientas de pago para la gestión del trabajo remoto.
Pero no todas las herramientas de teletrabajo gratuitas sirven para todos, por ello, aquí están algunas de las más importantes y las funciones que son capaces de cumplir.
[15] Herramientas Gratuitas para el trabajo remoto
Existen muchas herramientas totalmente gratis para la gestión del trabajo remoto, todas con diversas funciones específicas, entre ellas destacan las siguientes.
Herramientas de comunicación interna
Poder mantener una buena comunicación con el personal que trabaja de manera remota es fundamental, aunque ya existía el correo electrónico, este medio tiene ciertas limitaciones, y por ello surgen nuevas soluciones de comunicación interna para la organización efectiva del teletrabajo:
- Slack: No sólo permite a los miembros de un equipo comunicarse en tiempo real, sino que además es posible integrarla con distintas aplicaciones de terceros que le añaden más funcionalidad. Con Slack es posible crear hilos o etiquetas para clasificar los diversos equipos de trabajo, crear grupos variados y canales separados para la gestión de cada proyecto.
- Google Hangouts: Esta herramienta está integrada a la suite de Gmail o de G-Suite. Es precisamente esta integración lo que hace que sea tan popular. Este servicio permite realizar videollamadas, compartir pantallas, tener reuniones de manera remota, realizar llamadas de voz, compartir archivos y, por supuesto, chatear a través de texto.
- Skype: Uno de los sistemas de comunicaciones remotas más conocidos, permite realizar videoconferencias, llamadas de voz, compartir archivos y llevar a cabo chats de texto.
- Zoom: Esta se encuentra entre los favoritos a la hora de realizar reuniones de manera remota y videollamadas. aunque cuenta con diversos paquetes de pago, también posee una versión gratuita que puede usarse sin problemas.
Herramientas de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos para el trabajo remoto son indispensables. Estas permiten mantener al equipo de trabajo organizado e informados sobre las labores que deben realizar. Entre las más utilizadas destacan las siguientes:
- Asana: Es uno de las mejores aplicaciones para gestión de proyecto que existe hasta ahora. Permite ajustar los flujos de trabajo, supervisar la progresión de los mismos, crear y asignar tareas personalizadas (con fechas de entrega, comentarios y detalles), crear conversaciones y más.
- Trello: Te permite organizar los proyectos y tareas en distintos tableros, dentro de notas completamente personalizables (donde se pueden crear listas de tareas, agregar imágenes, archivos, comentarios, etiquetas, URLs, fechas de entrega y asignarlas a personas, además que se pueden clasificar por colores dependiendo de las necesidades y preferencias de la empresa).
- Google Keep: Esta aplicación forma parte de la Suite de Google, permite crear notas estilo post-it, personalizarlas, agregar listas de tarea, compartirlas con otros usuarios, añadir fechas de entrega, imágenes, dibujos, archivos y mucho más.
- Todoist Business: Todoist resulta muy sencilla de utilizar, y puede integrarse directamente a los navegadores web, o incluso instalar la app directamente al ordenador. Permite crear listas de tareas para cada proyecto de manera diaria, y es especialmente útil para equipos pequeños o para freelancers.
Herramientas de productividad y gestión del tiempo
Una de las grandes dificultades a la que se enfrentan los trabajadores remotos, es a la de mantener los niveles de productividad de manera óptima mientras están en casa. Afortunadamente existen una serie de herramientas para trabajo remoto que ayudan a conseguirlo, y entre ellas destacan las siguientes:
- Toggle: Esta herramienta tiene la función de medir el tiempo que se dedica a cada tarea, por lo que es posible poder analizar cuánto tiempo se dedica a cada proyecto, medir la productividad y conocer donde es posible optimizar la gestión de las tareas.
- Harvest: Harvest funciona bajo la misma premisa de Toggle, ya que permite hacer un seguimiento de cada proyecto y del desempeño de cada miembro del equipo en las diversas tareas asignadas.
- Forestapp.cc: Una de las herramientas más creativas en su categoría. La idea está centrada en un bosque, con cada registro de una tarea se debe plantar un árbol, al mantenerse enfocado en el desarrollo de la misma, el árbol crecerá. Al fin del mes es posible tener un bosque completo en representación de los logros conseguidos.
Herramientas para gestionar documentos online
Poder gestionar archivos y documentos en la nube es fundamental para muchas empresas, y existen muchos recursos online para poder manejar todo tipo de documentos directamente en la nube, como las siguientes:
- Dropbox: Es muy simple de utilizar, ofrece de manera gratuita 2 GB de almacenamiento en la nube. Permite sincronizar documentos fácilmente, y poder trabajar en ellos de manera directa, sin necesidad de utilizar o instalar aplicaciones adicionales en el ordenador.
- Google Drive: Es el sistema de almacenamiento en la nube de la suite de Google, está directamente integrado con Gmail, por lo que se puede acceder a este sistema con el correo electrónico de Google. Facilita 15 GB de almacenamiento gratuito que pueden ampliarse pagando un monto adicional, y puede almacenar casi cualquier tipo de archivos, además de permitir la edición en tiempo real de cualquiera de ellos o reproducirlos de ser necesario.
Herramientas para la atención al cliente o customer service
Los servicios de atención al cliente son unos de los más afectados por la pandemia del coronavirus, sin embargo, es posible utilizar ciertas herramientas para facilitar estas gestiones de manera remota:
- Drift: Esta aplicación permite dar soporte a los clientes y generar leads. Es totalmente compatible con otras herramientas como Slack, lo que permite dar un soporte de alta calidad.
- Help Scout: Este sistema facilita poder tener una conversación fluida con los clientes y generar reportes. Gracias a Help Scout, es posible seguir de manera óptima cada lead, y generar un Dashboard con los reportes de cada conversación, lo que permitirá incrementar la productividad.
Existen muchas herramientas para el trabajo remoto de pago, estas ofrecen una gran cantidad de características que ayudan a gestionar los proyectos de manera mucho más eficiente.
Con la llegada del coronavirus COVID-19 al escenario actual, muchas compañías han decidido permitir el acceso, de manera gratuita, a estas herramientas de teletrabajo. Entre ellas destacan las siguientes:
Microsoft Teams
Una de las mejores plataformas de trabajo colaborativo pagas, Microsoft Teams, podrá ser accesada de manera gratuita durante la pandemia del COVID-19. Esta versión brindará chat ilimitado, videollamadas o llamadas en audio en grupo o individuales, 10 GB de almacenamiento en la nube para los equipos, y 2 GB de almacenamiento de archivos personales para cada usuario.
Adicional a esto, Microsoft Teams también permitirá realizar colaboraciones en real-time con las apps webs de la suite de Office, tales como Excel, Word, Plantillas de PowerPoint y OneNote. Sin olvidar la posibilidad de ofrecer aulas virtuales y dar clases en línea, para los estudiantes.
Google Meet y G Suite for Education
Google, por su parte, anunció que todas las funciones premium de la app de Google Meet, que está diseñada para realizar videoconferencias, se encontrarán disponibles, de manera gratuita, para todos los usuarios de G Suite hasta el primero de julio del 2020, a raíz del brote del Coronavirus.
En cuanto a la G Suite for Education, se trata de una gama de herramientas de productividad enfocadas en los procesos de enseñanza y aprendizaje. Con esta suite, es posible dar clases de manera remota, crear aulas virtuales y hacer un seguimiento del progreso de los alumnos
Facebook Workplace
La respuesta del gigante de las redes sociales, Facebook, ante el Coronavirus, es también de provecho, ya que han empezado a ofrecer la herramienta premium, Workplace Advanced, gratuitamente durante los siguientes 12 meses a todos los servicios de emergencia, así como a organismos como la Organización Mundial de la Salud.
Una de las cosas que más preocupación causa durante esta pandemia, es lo rápido que se ha diseminado el COVID-19 en la población. Es por ello que la primera instrucción que se está dando a nivel mundial es la de permanecer en casa. Hastags como #YoMeQuedoEnCasa, #AprendoDesdeCasa, #TrabajoDesdeCasa y otros mas están siendo utilizados para motivar a otros usuarios a no salir de casa.
Gracias a todas estas y otras herramientas de trabajo remoto, es posible, en la mayoría de los casos, continuar realizando las labores desde casa, sin poner en riesgo a los trabajadores y a sus familias durante estos tiempos de contingencia. Después de todo, el esfuerzo individual en las medidas preventivas, resultan en beneficio para toda la sociedad.
Desde Desarrollos Creativos te pedimos que te quedes en casa y prevengas que esta situación empeore en el corto plazo. ¡Todos dependemos de ti!
